Cómo modificar opciones de la gestión documental
Conceptos básicos
Pulsando el botón Opciones se muestra una ventana que contiene las opciones de la gestión documental:
- Eliminar archivos del directorio origen. Si esta opción está marcada, se eliminan de manera automática todos los archivos del directorio origen cuando éstos son incorporados a la gestión documental. Esta opción no se aplica cuando la incorporación se lleva a cabo mediante el botón de acceso directo.
- Preguntar antes de eliminar archivo del directorio origen. Esta opción está habilitada sólo cuando la opción anterior está activa. En el caso de que esté marcada, cada vez que se lleva a cabo la incorporación de un documento, se pregunta al usuario si desea borrar el archivo del directorio origen. Esta opción no se aplica cuando la incorporación se lleva a cabo mediante el botón de acceso directo.
- Incorporación rápida. Esta opción sólo está habilitada en entornos en los que la máquina cliente tenga acceso a las mismas unidades de red que el servidor web (entorno multipuesto). Cuando esta opción está marcada, la incorporación del archivo se lleva a cabo de manera directa desde la unidad física donde éste se encuentre hasta la unidad física que tenga asociada la carpeta destino. De este modo, se evita el tráfico de datos entre cliente y servidor, agilizando notablemente el proceso.
- Prediálogo de las propiedades del documento. Si esta opción está marcada, al incorporar los documentos, se abre una ventana en la que se pueden indicar las características de cada documento.
- Mostrar imagen en prediálogo. Si se marca esta opción, se visualiza el documento a la hora de incorporarlo, siempre y cuando se trate de una imagen.
- Extender imagen.
- Desplegar todas las carpetas. Si esta opción está marcada, se muestran las carpetas de la gestión documental desplegadas al entrar en la herramienta.
En la parte inferior de esta ventana de opciones, se encuentra el marco llamado Directorio temporal de escaneado, en el que se debe indicar la ruta completa del directorio de escaneo.
Además, existe una casilla de verificación que activa la actualización automática del directorio de escaneo, siendo posible especificar el intervalo de actualización (en segundos) que se desee. Esta opción puede perjudicar el rendimiento de la herramienta por lo que se recomienda utilizarla sólo cuando sea necesario (por ejemplo, en entornos multipuesto vía web).
El marco situado en la parte inferior derecha, llamado Filtraje de documentos, permite activar un filtro de documentos, de forma que sólo se mostrarán a partir de una fecha indicada. Esto puede ser muy útil cuando se asocian muchos documentos los registros.
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