Cómo funciona la gestión documental
Conceptos básicos
Mediante la gestión documental es posible asociar documentos relacionados de cualquier tipo (imagen, sonido, documentos de Microsoft Word, imágenes escaneadas, etc.) a los registros de una determinada tabla de la aplicación.
Se pueden citar varios ejemplos:
- A cada proveedor se le puede asociar documentación como facturas escaneadas, listas de precios, ofertas, correspondencia, etc.
- A cada cliente se le pueden asociar informes comerciales, correspondencia, etc.
- A cada artículo se le puede asociar documentación técnica, imágenes, planos, etc. como puede ser el caso de una factura, un cliente, un pedido, etc.
- A cada pedido de ventas se le puede asociar el documento original escaneado.
La gestión documental permite el acceso a la información relacionada de forma ordenada, rápida y fácil.
Dado que en cada tabla puede haber documentos relacionados de distinta índole, mediante la herramienta se pueden organizar los diferentes documentos en una estructura de carpetas.
A cada una de estas carpetas se les podrá asociar tipos de ficheros diferentes (Word, imágenes, Excel, películas, etc.). Esta asociación evitará que se puedan incorporar ficheros de tipos no previstos.
Para poder utilizar esta opción, primeramente mediante la herramienta de diseño se habrá debido crear adecuadamente la estructura de carpetas de documentos asociada al objeto de negocio que se esté utilizando. A cada una de estas carpetas se les podrá asociar tipos de ficheros asociables (cualquier tipo: texto, imágenes, películas, etc.). Esta asociación evita que se puedan incorporar ficheros de tipos no autorizados a la carpeta.
Condiciones previas
La gestión documental almacena la información asociada en el disco. Para poder trabajar con la gestión documental es necesario que previamente se hayan determinado las rutas sobre las que se almacenará la información.
En caso de estar trabajando en modo multipuesto (múltiples PC acceden a la aplicación) es imprescindible que la ruta indicada sea común para todos los equipos.
Para definir una carpeta compartida sobre la que se almacenarán los documentos de la gestión documental, hay que acceder a la implantación asistida.
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