Cómo funciona el sistema de Workflow
Conceptos básicos
Cegid dispone de la base necesaria para la mejora continua de procesos de negocio, Business Navigator.
Para empezar se dispone de un sistema básico de workflow, el cual permite tratar con programas, reglas de negocio y reglas de tiempo.
Continuando con un completo sistema de workflow que permite automatizar procesos de negocio; incluyendo su modelización, análisis, ejecución y control; procesos del tipo circuito de aprobación integrado en el objeto de negocio. Por ejemplo, un circuito de aprobación de un pedido, una factura, alta, baja, etc. Asimismo se provee de la infraestructura mínima necesaria para soporte de un control de procesos Business Navigator o BN.
Con la máxima flexibilidad para adaptarse a los cambios de mejora continua mediante la total libertad en los cambios del modelo del proceso o diagrama y su versionado.
Además con la posibilidad de definir indicadores de gestión del proceso. El proceso de negocio BN se caracteriza por la definición, recopilación y explotación de los indicadores; Business Navigator KPI. Al disponer de estos indicadores, se puede realizar el seguimiento de los procesos midiendo objetivamente la ganancia de valor; base para la mejora continua.
Además...
El sistema aborda las siguientes áreas o dominios:
- Entorno de diseño. Desde UI se ofrecen las herramientas de diseño necesarias para la definición de los diagramas de WF y reglas de distribución.
- Entorno de administración. Desde UI se ofrecen las herramientas de monitorización y seguimiento de los procesos en curso y completados.
- Entorno de usuario final. Desde UI se ofrecen las herramientas de seguimiento de las propias tareas pendientes.
El WF es la automatización, parcial o total, de un proceso de negocio, durante el cual documentos, información o tareas pasan de un participante a otro para llevar a cabo alguna acción, de acuerdo a un conjunto de reglas.
Los sistemas de gestión del WF son los que permiten construir aplicaciones para dar soporte a los diferentes tipos de procesos mencionados. Generalmente, estos sistemas tienen al menos cuatro componentes:
- El motor, que dirige el trabajo al destinatario adecuado, gestiona las instancias de los diferentes procesos y coordina los distintos módulos.
- La herramienta de modelado, que permite de manera gráfica especificar el modelo de proceso.
- La herramienta de administración y seguimiento, para llevar a cabo tareas de mantenimiento del sistema y las aplicaciones.
- La interfaz con el participante, que puede ser parte del entorno o estar formada por las aplicaciones del usuario, con lo que el sistema de WF es transparente para el usuario final.
A partir de un proceso existente (o deseable), se construye una representación o modelo del mismo. Éste es el dominio de modelado.
Una vez creado, el diagrama se transforma en un formato que puede ser interpretado por el motor de WF. Este motor es el responsable de generar instancias cada vez que se inicie un proceso, así como de asignar las tareas a los diferentes participantes. A este dominio se le llama dominio de ejecución.
En el dominio de ejecución, las personas llevan a cabo el trabajo que el sistema de WF les asigna.
Además, el sistema pone al alcance del participante la información y aplicaciones que necesita para hacer su trabajo. El trabajo se acumula en bandejas de entrada individuales o por grupo. Cada vez que un participante termina su trabajo, lo notifica al sistema y el motor sabe cuál es el siguiente paso, de acuerdo con el modelo del proceso.